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E-Rechnungspflicht: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 und 2028

Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regeln zur Rechnungsstellung in § 14 UStG für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 neu gefasst. Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen werden in drei Stufen auf strukturierte E-Rechnungen umgestellt. Alle Angaben stammen, wenn nicht anders verlinkt, aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026).

Stand 19. Oktober 2026

Fristen

1. Seit 1. Januar 2025: Alle müssen empfangen könnenJedes inländische Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.
2. 2025 und 2026: Übergangszeit für die AusstellungAlle Rechnungsaussteller dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen: Papier immer, PDF oder andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
3. 1. Januar 2027: Vorjahresumsatz über 800.000 EuroWer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Bei höchstens 800.000 Euro verlängert sich die Übergangszeit bis Ende 2027. Auch EDI-Verfahren, die nicht der EN 16931 entsprechen, sind bis Ende 2027 noch zulässig.
4. 1. Januar 2028: alleE-Rechnungen sind für alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen Pflicht, abgesehen von den Ausnahmen unten.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG, Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG; Verwaltungsauffassung in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025.

Wer betroffen ist

Die Regeln gelten für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also solchen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in Deutschland. Auch Freiberufler, Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer sind Unternehmer. Ein ausländisches Unternehmen, das hier nur umsatzsteuerlich registriert ist und keine feste Niederlassung hat, kann darauf in der Rechnung hinweisen, um zu begründen, warum es keine E-Rechnung stellt (FAQ, Frage 3).

Ausnahmen: keine E-Rechnung nötig

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und viele steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder Wohnungsvermietung).
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie trotzdem.
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine oder Behörden in hoheitlicher Funktion.

Barkäufe sind keine Ausnahme: Für ein Geschäftsessen oder einen Einkauf im Baumarkt über 250 Euro ist nach Ende der Übergangszeit eine E-Rechnung nötig (FAQ, Frage 10).

Welche Formate zählen

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Das BMF nennt die in Deutschland üblichen Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Andere Formate, etwa EDIFACT, sind zulässig, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig extrahieren lassen. Ein PDF allein ist keine E-Rechnung.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist das XML jetzt führend: Weicht es vom PDF ab, gelten die Daten im XML (FAQ, Frage 12a). Welches Format für welche Kunden passt: XRechnung vs. ZUGFeRD.

Wie E-Rechnungen übermittelt werden

Das Gesetz schreibt keinen Weg vor. E-Mail, Schnittstelle, gemeinsamer Speicherort oder Download-Portal sind möglich; die Vertragspartner einigen sich. Peppol ist zwischen Unternehmen eine Option, keine Pflicht.

Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln

Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gilt das Vergaberecht, nicht das UStG. Auf Bundesebene verlangt die E-Rechnungsverordnung seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen, mit eigener Grenze (ab 1.000 Euro) und der Leitweg-ID als Adresse. Beide Regelwerke gelten nebeneinander. Für Rechnungen zwischen Unternehmen brauchen Sie keine Leitweg-ID (FAQ, Frage 6).

Muss ich validieren?

Rechtlich nicht: Eine Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Das BMF hält sie aber für sinnvoll und empfiehlt, schon bei Erstellung und Versand zu validieren, weil sie fehlende oder unlogische Pflichtangaben aufdeckt (FAQ, Frage 7). Für Entwickler heißt das: Jede Rechnung, die Ihr System ausstellt, gegen die offiziellen Regeln prüfen, und eingehende Rechnungen vor dem Buchen. Der kostenlose Validator macht das im Browser, die API in Ihrer Pipeline.

Was jetzt zu tun ist

1. Ihr Produkt muss XRechnung und ZUGFeRD empfangen und lesen können (Pflicht seit 2025).
2. Klären Sie den Vorjahresumsatz Ihrer Kunden. Wer über 800.000 Euro liegt, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen; planen Sie die Umstellung bis Ende 2026.
3. Format wählen: ZUGFeRD EN 16931 für Unternehmen, XRechnung für Behörden.
4. Validierung in Tests und Rechnungsversand einbauen; die typischen Fehler stehen unter XRechnung validieren und ZUGFeRD validieren.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026 (Fragen 3, 4, 4a, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 12a).
• § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG.
• E-Rechnungsverordnung (ERechV).